Richtlinie für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) ("KI-Richtlinie")

1) Präambel

Die Implementierung einer KI-Richtlinie für den Umgang von Mitarbeitenden mit Künstlicher Intelligenz (KI) ist von großer Bedeutung, um den sicheren, verantwortungsvollen und rechtskonformen Einsatz von KI im Unternehmen sicherzustellen.

2) Geltungsbereich, Zweck und Begriffsbestimmungen

2.1 Diese Richtlinie für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) (im Folgenden als "KI-Richtlinie" bezeichnet) des Unternehmens GIGARDE ALOE Kosmetik GmbH, Eppenhauser Str. 78, 58093 Hagen, Deutschland, Tel.: +49 02331 338414, Fax: Nicht vorhanden, E-Mail: shop@gigarde.de (im Folgenden als "Unternehmen", "wir" oder "uns" bezeichnet) gilt für sämtliche Mitarbeitende des Unternehmens, soweit sie KI im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit für das Unternehmen entwickeln, einsetzen oder in ihre Arbeitsprozesse integrieren.

2.2 Diese KI-Richtlinie legt die Bedingungen fest, unter denen KI in unserem Unternehmen eingesetzt werden darf. Sie soll sicherstellen, dass der Einsatz von KI sicher, verantwortungsvoll und transparent und im Einklang mit geltendem Recht erfolgt.

2.3 In dieser KI-Richtlinie werden die Begriffe mit folgender Bedeutung verwendet:

• "Generative KI" bezeichnet KI-Systeme, die Inhalte wie Texte, Bilder oder Videos erzeugen, wie z.B. ChatGPT und DALL-E.
• "Künstliche Intelligenz (KI)" bezeichnet die Fähigkeit von Maschinen oder Computersystemen, Aufgaben zu erledigen, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern. Dazu gehören Lernen, Problemlösung, Mustererkennung, Sprachverarbeitung und Entscheidungsfindung.
• "KI-Anwendungen" sind Software oder Systeme, die künstliche Intelligenz (KI) nutzen, um Aufgaben zu automatisieren, zu optimieren oder zu verbessern. Sie kommen in vielen Bereichen zum Einsatz und bieten oft eine höhere Effizienz und Genauigkeit als herkömmliche Methoden.
• "KI-generierte Inhalte" sind Texte, Bilder, Videos, Musik oder andere kreative Werke, die ganz oder teilweise mithilfe von künstlicher Intelligenz (KI) erstellt wurden.
• "Personenbezogene Daten" sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

3) Verantwortlichkeiten und KI-Beauftragter

3.1 Jeder Mitarbeitende ist für die Einhaltung dieser KI-Richtlinie beim Einsatz von KI bzw. bei Nutzung von KI-Anwendungen im Unternehmen verantwortlich.

3.2 Mitarbeitende sind zudem verpflichtet, Verstöße gegen die KI-Richtlinie dem KI-Beauftragten zu melden.

4) Grundsätze und Pflichten beim Einsatz von KI

4.1 KI darf im Unternehmen nur eingesetzt werden, wenn und soweit dies im Einklang mit geltendem Recht und den Vorgaben dieser KI-Richtlinie erfolgt.

4.2 KI darf nicht für diskriminierende, manipulative oder unethische Zwecke eingesetzt werden.

4.3 Wichtige Entscheidungen mit rechtlichen und sonstigen erheblichen Auswirkungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens dürfen nicht allein durch KI getroffen werden. Der Einsatz von KI muss stets durch einen Menschen überwacht und kontrolliert werden.

4.4 Mitarbeitende müssen bei der Verwendung von KI-generierten Inhalten eindeutig und gut sichtbar angeben, dass bei deren Erzeugung ganz oder teilweise KI zum Einsatz gekommen ist. KI-generierte Inhalte sind entsprechend als solche zu kennzeichnen.

4.5 KI-generierte Inhalte können fehlerhaft und ungenau sein. Sie müssen vor ihrer Verwendung daher zur Vermeidung eines fehlerhaften Einsatzes durch einen Menschen im Hinblick auf Richtigkeit, Qualität und die Einhaltung dieser KI-Richtlinie, des geltenden Rechts und sonstiger anwendbarer Vorgaben überprüft und im Rahmen der jeweiligen unternehmensinternen Verantwortlichkeiten ggf. auch freigegeben werden. Die Verwendung – einschließlich der Veröffentlichung – von KI-generierten Inhalten ohne vorherige Überprüfung ist verboten. Im Übrigen unterliegt die Verwendung von KI-generierten Inhalten auch den sonstigen Vorgaben des Rechts und des Unternehmens.

4.6 Der Einsatz von KI und die Nutzung von KI-Anwendungen muss für unser Unternehmen stets nachvollziehbar sein. Das eigenmächtige Löschen von
- Prompts,
- sonstigen Eingaben in KI-Anwendungen ("Input"),
- KI-generierten Inhalten,
- sonstigen Ergebnissen von KI-Anwendungen ("Output") oder
- sonstigen Informationen im Zusammenhang mit der Nutzung von KI-Anwendungen
ohne vorherige Löschfreigabe durch den KI-Beauftragten ist daher verboten. Für deren Löschung ist der KI-Beauftragte zuständig, an den entsprechende Löschersuchen samt Begründung zu adressieren sind.

5) Verbot des Einsatzes von KI

5.1 Der Einsatz von KI und die Nutzung von KI-Anwendungen im Unternehmen zu
- privaten,
- illegalen oder
- sittenwidrigen
Zwecken oder Zielen ist verboten.

5.2 Die Nutzung privat erworbener KI-Anwendungen im Rahmen der Tätigkeit für das Unternehmen oder zu beruflichen Zwecken ist verboten, es sei denn, die Nutzung ist ordnungsgemäß im Vorhinein und im Rahmen der jeweiligen unternehmensinternen Verantwortlichkeiten freigegeben worden. Sofern privat erworbene KI-Anwendungen im Rahmen der Tätigkeit für unsere Unternehmen oder zu beruflichen Zwecken genutzt werden, gelten die Vorgaben dieser KI-Richtlinien unabhängig davon, ob der Einsatz ordnungsgemäß im Vorhinein freigegeben worden ist.

5.3 Der Einsatz von KI im Unternehmen ist zudem auch zu folgenden Zwecken ausdrücklich verboten:

• Automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder sonstiger erheblicher Wirkung ohne menschliche Überprüfung
• Automatisierte Kündigungen ohne menschliche Prüfung
• Diskriminierende Algorithmen
• Überwachung von Mitarbeitenden

5.4 Geschäftsgeheimnisse und sonstige vertrauliche Informationen des Unternehmens dürfen nicht in KI-Anwendungen eingegeben werden. Dies umfasst insbesondere folgende Informationen:

• Akquiseinformationen, z.B. Angebote, Pitches, Strategien und Statistiken
• behördliche Verfahren, die etwa bereits eingeleitet sind oder deren Einleitung noch bevorsteht oder beabsichtigt ist
• Finanzinformationen, wie z.B. Bankdaten, Kalkulationen, Informationen zur Bonität, buchhalterische Daten
• interne Richtlinien, z.B. zur Kommunikation mit Kunden, Lieferanten, sonstigen Vertragspartnern, Wettbewerbern und der Presse
• Konflikte und Streitigkeiten interner oder externe Art und weitere Informationen hierzu
• Kundendaten, wie z.B. Vertragsinhalte, Projektinhalte und Vertragskommunikation
• Muster und Vorlagen, einschließlich z.B. technischen Zeichnungen, Designs und weiteren Entwürfen
• Produktinformationen, z.B. Entwürfe und Konstruktionspläne, Herstellungsverfahren, Lieferbeziehungen, Verkaufszahlen und sonstiges Know How
• Rezepturen, einschließlich z.B. chemische und sonstige Formeln
• Strategiepapiere, z.B. zur Gewinnung und Bindung von Kunden, zur Positionierung gegenüber Wettbewerbern und zur Gestaltung von Preisen
• Informationen zur Struktur des Unternehmens, z.B. zur Anzahl der Mitarbeitenden, zur Personalgewinnung, zu internen Abläufen und Richtlinien

5.5 In Zweifelsfällen können sich Mitarbeitende an den KI-Beauftragten wenden.

6) Zulässiger Einsatz von KI

6.1 Der Einsatz von KI im Unternehmen ist für folgende Zwecke erlaubt:

Erstellung von Produktbilder

- Erstellung von Produkttexten

6.2 Die Nutzung folgender KI-Anwendungen im Rahmen der Tätigkeit der Mitarbeitenden für das Unternehmen ist zulässig:

• ChatGPT
• Copilot
• Gemini

6.3 Die Nutzung sonstiger KI-Anwendungen im Unternehmen, die hier nicht angeführt werden, bedarf stets der vorherigen Freigabe durch den KI-Beauftragten.

6.4 Diese KI-Richtlinie gilt im Übrigen auch für die Nutzung solcher KI-Anwendungen, die künftig eingesetzt werden und für deren Nutzung keine Freigabe vorliegt.

7) Datenschutz und Sicherheit

Die Eingabe von personenbezogenen Daten in KI bzw. in bestimmte KI-Anwendungen und die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch KI bzw. durch bestimmte KI-Anwendungen im Unternehmen ist verboten.

8) Schutz der Rechte Dritter

8.1 Beim Einsatz von KI und bei der Nutzung von KI-Anwendungen sind die Rechte Dritter zu beachten, insbesondere bei Erzeugung und Verwendung und Veröffentlichung von KI-generierten Inhalten. Durch KI-generierte Inhalte dürfen die Urheber-, Marken-, Persönlichkeits- oder sonstigen Rechte Dritter nicht verletzt werden.

8.2 Vor der Verwendung und Veröffentlichung von KI-generierten Inhalten müssen Mitarbeitende prüfen oder gegebenenfalls durch den KI-Beauftragten prüfen lassen, ob die Verwendung oder Veröffentlichung mit den Rechten Dritter im Einklang steht.

8.3 Der Einsatz von KI und die Nutzung von KI-Anwendungen dürfen im Übrigen insbesondere auch nicht gegen Verträge mit Lieferanten, Kunden oder sonstigen Dritten, gegen das Wettbewerbs- oder Kartellrecht verstoßen.

9) Schulungen

Die Mitarbeitenden sind verpflichtet, sich über diese KI-Richtlinie hinaus über den verantwortungsvollen und rechtskonformen Einsatz von KI und der Nutzung von KI-Anwendungen im Unternehmen zu informieren.

10) Compliance und Kontrolle

10.1 Die Einhaltung dieser KI-Richtlinie trägt zu einem sicheren, verantwortungsvollen und rechtskonformen Einsatz von KI in unserem Unternehmen bei und führt dazu, dass KI in unserem Unternehmen im Einklang mit den Rechten Dritter sowie den gesetzlichen Vorgaben eingesetzt wird.

10.2 Verstöße gegen diese KI-Richtlinie können neben rechtlichen Konsequenzen bis hin zu Geldbußen auch sonstige erhebliche wirtschaftliche Nachteile und Reputationsschäden für unser Unternehmen zur Folge haben.

10.3 Der KI-Beauftragte überprüft regelmäßig den Einsatz von KI und die Nutzung von KI-Anwendungen in unserem Unternehmen und dokumentiert in einem Bericht, ob die Vorgaben aus dieser KI-Richtlinie eingehalten werden.

11) Sanktionen bei Verstößen

Verstöße gegen diese KI-Richtlinie durch Mitarbeitende können arbeitsrechtliche und sonstige Konsequenzen nach sich ziehen, bis hin zu einer arbeitsrechtlichen Abmahnung sowie Kündigung.

12) Geltungsbeginn, Änderungen und Fragen

12.1 Diese KI-Richtlinie gilt ab sofort.

12.2 Die KI-Richtlinie wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst, insbesondere um neue rechtliche, technologische, organisatorische, unternehmensbezogene oder sonstige Anforderungen zu berücksichtigen.

12.3 Bei Fragen zu dieser KI-Richtlinie, zum Einsatz von KI oder zur Nutzung von KI-Anwendungen in unserem Unternehmen wenden Sie sich bitte an den KI-Beauftragten.

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Stand: 24.03.2026, 15:29:04